İş Analizi Bilgilerinin Ortaya Çıkarılması ve İşbirliği Görevleri

Ortaya Çıkarma ve İşbirliği bilgi alanı, iş analistlerinin paydaşlardan bilgi almak ve sonuçları onaylamak için gerçekleştirdiği görevleri açıklar. Ayrıca, iş analizi bilgileri toplandıktan sonra paydaşlarla iletişimi de açıklar. Ortaya çıkarma ve işbirliği bilgi alanı, iş analizinde asla bir “aşama” değildir; daha ziyade, iş analizi çalışması devam ettiği sürece devam etmektedir.

Ortaya çıkarma, paydaşlardan veya diğer kaynaklardan bilgi alınması veya bilgi verilmesidir. Gereksinimleri keşfetmenin ve bilgileri tasarlamanın ana yoludur ve paydaşlarla doğrudan konuşmayı, konuları araştırmayı, deney yapmayı veya sadece bilgi verilmesini içerebilir.

Ortaya çıkarma ve işbirliği planlanabilir, planlanmamış olabilir veya her ikisi birden olabilir. Çalıştaylar, deneyler ve/veya anketler gibi planlanan faaliyetler önceden yapılandırılabilir ve organize edilebilir. Son dakika veya ‘tam zamanında’ işbirliği veya konuşmalar gibi planlanmamış etkinlikler anında gerçekleşebilir. Planlanmamış bir faaliyetten türetilen iş analizi bilgileri, daha derin (planlanmış bir faaliyet ile) araştırma gerektirebilir.

İşbirliği, iki veya daha fazla kişinin ortak bir hedef için birlikte çalışmasıdır. Ortaya çıkartma ise, denizde derine dalıp, midyenin içindeki inciyi bulmak gibidir.

Bir bilgiyi ortaya çıkartmak için yapmanız gereken eylemleri 3 adımda inceleyebiliriz.

1. Bul: İnciyi ortaya çıkarmak için, önce midyeleri bulmalı,
2. Ayıkla: İçinde inci olabilecek midyeleri ayıklamalı,
3. Görünür Yap: İçindeki inciyi çıkarıp, göstermeniz gerekir.

Ortaya Çıkarmaya Hazırlık (Prepare for Elicitation)

Ortaya Çıkarmaya Hazırlık görevinin amacı, ortaya çıkarma faaliyetinin kapsamını anlamak, faaliyete uygun teknikleri seçmek, uygun destek malzemeleri ve kaynakları planlamak veya tedarik etmektir.

Ortaya çıkarma faaliyetinde paydaşlarla görüşme (interview) yapmaya karar verdiyseniz, görüşme yapmadan önce;

• Görüşeceğiniz zamanı paydaşlar ve sizin için en uygun zamanı bulacak şekilde hazırlamalısınız.
• Görüşme yapmak için belirlediğiniz zamanda uygun olan bir toplantı odasını bulmalı ya da yemeğe gidecekseniz, yemeğe gideceğiniz yeri belirlemeli ve rezervasyon yaptırmalısınız.
• Ayrıca görüşmede konuşacağınız konuları, soracağınız soruları hazırlamalısınız.

Eğer paydaşlar farklı yerlerde çalışan ve bir araya getirilemeyecek kişilerse ya da çok fazla kişiden bir konu hakkında bilgi alınması ve bu bilgilerin toparlanması gerekirse, anket tekniği kullanılabilir.

Anket yapmadan önce;

• Hazırlayacağınız anketin amacını yani anket sonuçlarında cevabını bulmak istediğiniz soruları belirlemelisiniz.
• Belirlediğiniz konulara uygun kısa, net sorular hazırlamalısınız.
• Hazırladığınız soruların doğru cevaplarını bulabileceğiniz hedef kitleyi (paydaşları) belirlemelisiniz.

Not: Bir süre sokakta sürekli zorla anket dolduranlara, e-posta hesaplarımızı dolduran anketlere hepimiz doyduğumuz için anket doldurmaya insanlar tepkili yaklaşacaktır. O yüzden anket yapmanız gerekiyorsa, anketin başında anket doldurma süresini (mümkünse süreyi çok kısa tutun) ve anketin ne hakkında olduğunu kısa bir bilgi notu ile belirtin.

Örneklerden de görebileceğiniz gibi uygulayacağınız ortaya çıkarma tekniğine göre yapacağınız hazırlıklar değişecektir.

Ortaya Çıkarma (Conduct Elicitation)

Ortaya Çıkarma görevinin amacı, değişiklikle ilgili bilgileri ortaya çıkarmak, araştırmak ve tanımlamaktır.

Üç yaygın türü vardır:

• İşbirlikçi: Paydaşlarla doğrudan etkileşimi içerir ve onların deneyimlerine, uzmanlıklarına ve yargılarına dayanır.
• Araştırma: Değişime dahil olan paydaşlar tarafından doğrudan bilinmeyen materyallerden veya kaynaklardan alınan bilgileri sistematik olarak keşfetmeyi ve incelemeyi içerir. Paydaşlar yine de araştırmaya katılabilir. Araştırma, eğilimleri veya geçmiş sonuçları belirlemek için geçmiş verilerin veri analizini içerebilir.
• Deneyler: Bir tür kontrollü test olmadan bilinemeyen bilgilerin tanımlanmasını içerir. Bazı bilgiler insanlardan veya belgelerden alınamaz çünkü bilinmemektedir. Deneyler bu tür bilgileri keşfetmeye yardımcı olabilir. Deneyler; gözlemsel çalışmaları, kavram kanıtlarını ve prototipleri içerir.

Ortaya çıkarma kapsamında istenen sonucu üretmek için bir veya daha fazla çözümleme tekniği kullanılabilir. Ortaya Çıkarma görevinde kullanabileceğiniz bazı teknikler aşağıdaki gibidir.

• Veri Madenciliği (Data Mining)
• Veri Modelleme (Data Modelling)
• Belge Analizi (Document Analysis)
• Tahmin (Estimation)
• Odak Grupları (Focus Groups)
• Arayüz Analizi (Interface Analysis)
• Mülakatlar (Interviews)
• Öğrenilen Dersler (Lessons Learned)
• Zihin Haritalama (Mind Mapping)
• Gözlem (Observation)
• Süreç Analizi (Process Analysis)
• Süreç Modelleme (Process Modeling)
• Prototipleme (Prototyping)
• Yorumlar (Reviews)
• Risk Analizi ve Yönetimi (Risk Analysis & Management)
• Paydaş Listesi, Harita, Kişiler (Stakeholder List, Map, Personas)
• Atölyeler (Workshops)

Paydaşlar, ortaya çıkarma faaliyetlerine katılarak, etkileşimde bulunarak, belgeler, sistemler, modeller ve ara yüzler hakkında araştırma yaparak, çalışarak ve geri bildirim sağlayarak ortaya çıkarma görevinde iş birliği yapabilirler.

Ortaya Çıkartma Sonuçlarını Onaylama (Confirm Elicitation Results)

Ortaya Çıkartma Sonuçlarını Onaylama görevinin amacı elde edilen bilgileri kullanmaya karar vermeden önce sorun, hata, eksiklik, belirsizlik ya da tutarsızlık var ise tespit etmek ve çözmektir.

Örneğin bir paydaş bir yasaya göre uyguladığı bir iş kuralından bahsedebilir. Bu yasanın hala yürürlükte olduğundan ya da hala paydaşın söylediği şekilde işlediğinden emin olmak iş analistinin görevidir. Ortaya çıkarılan bilgi doğru değilse, iş analistinin doğru olan bilgiyi bulabilmek için daha fazla ortaya çıkarma görevi yapması gerekir. Ortaya çıkarılan bilgiye dayalı olarak yapılacak analiz çalışması, paydaşların gerçek ihtiyaçlarına cevap vermediğinde paydaş beklentilerinin karşılanmayacağı anlamına gelir. Ortaya çıkarma sonuçlarını onaylatmak, analiz süresince karşılaşılacak sorunları engeller ayrıca resmi bir görevdir.

Ortaya Çıkarmaya Hazırlık, Ortaya Çıkarma ve Ortaya Çıkarma Sonuçlarını Onaylama görevleri analiz süreci boyunca devam etmelidir. Elde edilen bilgileri, ihtiyaçları, süreçleri ortaya çıkarmak için, bir teknik belirlenmeli bu teknik için hazırlık yapılmalı, teknik uygulanmalı ve uygulanan teknikte ortaya çıkan bilgiler onaylatılmalıdır.

İş Analizi Bilgilerinin İletimi (Communicate Business Analysis Information)

İş Analizi Bilgilerinin İletimi görevinin amacı, paydaşların iş analizi bilgilerine ilişkin ortak bir anlayışa sahip olmalarını sağlamaktır. İş analistleri, paydaşlara uygun bilgileri doğru zamanda ve ihtiyaçlarını karşılayan formatlarda iletmelidir. Bilgiler, dinleyiciye uygun dil ve üslup kullanılarak ifade edilmelidir.

İş analizi bilgilerinin iletişimi iki yönlü ve yinelemelidir. İş Analizi İzleme ve Planlama bilgi alanında bulunan İş Analizi Bilgi Yönetimi Planlama görevinde iş analistinin belgelerine ulaşmaktan bahsetmiştim. İş Analizi Bilgilerinin İletimi görevi ise; bilgilerin paydaşlara iletmesi ve paydaşlar ile anlaşma sağlandığından emin olmayı kapsıyor. Paydaşlar iletilen bilgileri almıyorsa veya anlamıyorsa, bilgiyi iletme yönteminin değiştirilmesi gerekebilir. Aynı bilgi için birden çok iletişim biçimi gerekli olabilir.

Paydaş Bilgilerinin Yönetimi (Manage Stakeholder Collaboration)

Paydaş İşbirliğini Yönetmenin amacı, paydaşlarla genel iş analizi sürecine dahil olmak ve iş analistinin ihtiyaç duyulan sonuçları verebilmesini sağlamak için paydaşlarla çalışmaya teşvik etmektir.

İş analizi çalışması, iş analizi çalışma ürünlerinde paydaş grupları arasındaki birçok işbirliği fırsatına katkıda bulunur. Paydaşlar, çalışma ürünlerinin onaylanması üzerinde çeşitli derecelerde etki ve yetkiye sahiptir ve aynı zamanda önemli bir ihtiyaç, kısıtlama ve varsayım kaynağıdır. İş analizi çalışması ilerledikçe, iş analisti paydaşları belirler, rollerini teyit eder ve doğru paydaşların doğru zamanda ve uygun rollerde yer almasını sağlamak için onlarla iletişim kurar.

Paydaş işbirliğini yönetmek devam eden bir faaliyettir. Paydaş işbirliğini yönetmek, paydaşlar belirlendikten ve analiz edildikten sonra başlasa da, yeni paydaşlar bir girişim sırasında herhangi bir noktada belirlenebilir. Yeni paydaşlar belirlendikçe, rolleri, etkileri ve girişimle ilişkileri analiz edilir. Her bir paydaşın rolü, sorumluluğu, etkisi, tutumu ve yetkisi zamanla değişebilir.

İş analistleri, olumlu tepkilerden yararlanmak ve olumsuz tepkileri azaltmak veya önlemek için paydaş işbirliğini yönetir. İş analisti, iş analizi faaliyetlerine katılımlarını etkileyip etkilemeyeceğini belirlemek için her bir paydaşın tutumunu sürekli olarak izlemeli ve değerlendirmelidir.

Aldığım eğitimde anlatılan bir hikayeyi sizinle paylaşmak istiyorum. Eğitmenin bir arkadaşına “İş analisti ne yapar?” diye sormuşlar arkadaşı şöyle bir cevap vermiş; “Bir masanın etrafında oturan ve ihtiyaçlarına çözüm arayan insanları düşün, o insanların ortasındaki masa benim”.

Siz de paydaşların ihtiyaçlarına çözüm bulmalarını sağlayan, etrafında toplanıp konuştukları kişi olun ve onların gereksinimlerine doğru çözümler bulun veya doğru çözümler bulmaları için onların tartışmalarını yönlendirin. Tüm paydaşların iş birliği yapmasını sağlayan ve gerçek ihtiyaçlarını ortaya çıkartan bir analist olun, iş birimi ile yazılım geliştiren kişiler arasında köprü görevi gören bir tercüman olmayın.