İş Analizi Planlama ve İzleme

İş Analizi Planlama ve İzleme bilgi alanı görevleri, iş analistleri ve paydaşların çabalarını organize ve koordine eder. Bu görevler, BABOK Kılavuzu boyunca diğer görevler için temel kılavuzlar olarak kullanılan çıktılar üretir. Bir iş analistinin iş analizi çabasını tamamlamak için hangi faaliyetlerin gerekli olacağını nasıl belirlediğini açıklar. Bu bilgi alanındaki görevler, diğer tüm bilgi alanlarındaki iş analizi görevlerini yönetir.

PMBOK’ta da planlama ve izleme bölümü vardır fakat proje yöneticileri tüm projeyi planlayıp, izlerken iş analistleri sadece iş analizi alanını planlayıp, izlerler.

İş Analizi Planlama ve İzleme bilgi alanı aşağıdaki görevleri içerir:

• İş Analizi Yaklaşımını Planlama (Plan Business Analysis Approach)

• Paydaş Katılımını Planlama (Plan Stakeholder Engagement)

• İş Analizi Yönetimini Planlama (Plan Business Analysis Governance)

• İş Analizi Bilgi Yönetimini Planlama (Plan Business Analysis Information Management)

• İş Analizi Performans İyileştirmelerini Tanımlama (Identify Business Analysis Performance Improvements)

İş Analizi Yaklaşımını Planlama

Bir metodolojinin oluşturulması veya seçilmesinden bireysel faaliyetlerin, görevlerin ve teslim edileceklerin planlanmasına kadar iş analizi çalışmasının planlanmasını açıklar.

Eğer kurumunuzda Waterfall metodoloji kullanıyorsanız tüm gereksinimleri projenin başında belirlemeniz, özelleştirmeniz ve sorumlu kişilere onaylatmanız gerekir. Fakat scrum metodolojisini kullanıyorsanız tüm gereksinimlerinizi projenizin başında tanımlamanız gerekmez. Bir gereksinim üzerinde çalışırsınız, o gereksinimin çözümünü oluşturur, geliştirirsiniz. Daha sonra paydaşlarınıza gösterir ve onların dönüşlerine göre nasıl ilerleyeceğinizi belirlersiniz. Diğer gereksinimler de sürekli değişir.

Bu sebeple yapacağınız plan uyguladığınız metodolojiye bağlıdır. Bu görev de metodolojinize göre çalışma şeklinizi planlamanızı sağlar. Organizasyonel standartlar mevcut değilse, iş analisti, işin nasıl tamamlanacağını belirlemek için uygun paydaşlarla birlikte çalışır. Örneğin, değişiklik bir proje aracılığıyla teslim edilirse, standartlar ve yaklaşım proje planlama aşamasında geliştirilebilir.

Paydaş Katılımını Planlama

Paydaş Katılımını Planlamanın amacı, değişimle ilgili olan paydaşların belirlemenin, paydaşlarla etkili çalışma ilişkileri kurmanın ve işbirliği yapmanın en iyi yolunu anlamak için bir yaklaşım planlamaktır. Herkesin ihtiyaçlarını anlamanın, müşterilerinizi, yöneticilerinizi, beraber çalıştığınız takım arkadaşlarınızı, ortaklarınızı kısaca tüm paydaşlarınızı ortak bir noktada buluşturmanın ve tüm paydaşlarınızı yönetmenin ve analizinizi onaylamasını sağlamanın yollarını belirlediğiniz görevdir.

Paydaş katılımını planlarken, karmaşıklık derecesi, iş analizi faaliyetlerine katılan paydaşların sayısı arttıkça orantısız bir şekilde artabilir. Önemli bir görevdir, çünkü katılım birkaç paydaşla işbirliği yapmaktan düzinelerce, yüzlerce ve hatta binlerce kişiye geçtiğinde paydaşların yönetimi için yeni veya farklı teknikler gerekli olabilir.

İş Analizi Yönetimini Planlama

iş analizi hakkında kararlar almaya ilişkin kuralları ve otoriteleri tanımlar. İncelemeler, değişiklik kontrolü, onaylar ve önceliklendirme dahil olmak üzere gereksinimler ve tasarımlar hakkında kararların nasıl alındığını belirler. Kararların doğru şekilde alınmasına yardımcı olur ve karar vericilerin tutarlı bir şekilde ihtiyaç duydukları bilgilere sahip olmalarını sağlayan bir süreç izler.

Analiz yapılırken, değişiklikler her gün hatta her zaman olmaya devam edecektir. Bu değişikliklerin incelenip, bu değişikliklerle ilgili bir şey yapılıp, yapılmayacağına ya da hangi yoldan gidilmesi gerektiğine karar verilmesi gerekir. Ayrıca bu sadece değişiklikle değil önceliklendirme ile de alakalı olabilir. İş analistleri, alınacak kararlar için gerekli karar vericileri, süreci ve bilgileri tanımlar, bir yönetim sürecinin yürürlükte olmasını sağlar, projedeki belirsizlikleri netleştirir.

İş Analizi Bilgi Yönetimini Planlayın

İş analistleri tarafından geliştirilen bilgilerin (gereksinimler ve tasarımlar dahil) nasıl yakalandığını, depolandığını ve uzun vadeli kullanım için diğer bilgilerle nasıl entegre edildiğini tanımlar.

Gereksinim yönetimini, Gereksinim Yönetimi Yaşam Döngüsü bilgi alanında anlatacağım fakat gereksinimlerinizi oluşturduktan sonra gereksinimlerin organize edilmesi, erişilmesi ve saklanması, ayrıntı düzeyi, birden yerde kullanımı, bilgiler arasındaki ilişkiler ve korunması gereken bilgilerle ilgili özellikleri tanımladığınız görevdir.

İş Analizi Performans İyileştirmelerini Tanımlayın

Bahsettiğimiz diğer dört görev planlama ile ilgiliydi bu alan ise daha çok gözlemleme (monitoring) ile alakalı. Taahhütlerin yerine getirildiğinden ve sürekli öğrenmenin devam ettiğinden ve iyileştirme fırsatlarının gerçekleştirildiğinden emin olmak için iş analizi çalışmasının nasıl gerçekleştirildiğini yönetmeyi ve izlemeyi açıklar.

İş Analizi Planlama ve İzleme bilgi alanını bir restoran örneği üzerinde incelersek;

• İş Analizi Yaklaşımını Planlama: Restoranda yemek yapma yöntemini planladığınız görevdir. Müşterilere neler, ne zaman servis edilecek? Yemekler sipariş verildiğinde hazırlanabilir ya da açık büfe servis yapılmasına karar verilebilir.

• Paydaş Katılımını Planlama: Restoranın türüne göre ızgara aşçısına, taş fırın aşçısına, garnitür sorumlusuna ya da garsonlara ihtiyaç olacaktır. Hangi uzmanlık alanında kime, ne kadar ihtiyaç duyulacağı belirlenir. Kısaca restoranın işlemesi için çalışacak kişilerin belirlendiği ve çalışanların birbirleri ile uyumlu bir şekilde çalışmalarının sağlandığı görevdir.

• İş Analizi Yönetimini Planlama: Restoranda siparişleri hazırlarken yeni siparişler de gelecektir. Gelmeye devam eden siparişlerden hangisi önce hazırlanırsa masaya tüm yemekler aynı anda gider yani öncelikli yapılacak işin, siparişlerin önceliklerine karar verecek kişinin ve siparişlerde değişiklik olması durumunda izlenecek yöntemin planlanmasının ve sürecin işletilmesinin sağlandığı görevdir.

• İş Analizi Bilgi Yönetimini Planlama: Gelen siparişlerin yönetiminin belirlendiği görevdir. Her aşçının önüne ekran konulabilir, kağıtlar ya da fişler ile aşçılara iletilebilir. Ayrıca bu iletilen bilgilerde değişiklik olduğunda aşçılara güncellemelerin iletilmesinin yönetiminin belirlendiği görevdir.

• İş Analizi Performans İyileştirmelerini Tanımlama: Tüm bu işlemler yapılırken, etrafınızı gözlemleyip, bu işleri yapmanın daha iyi bir yolu var mı diye durup düşündüğünüz yerdir. Örneğin ızgara da çalışan biri buzdolabına daha yakın olsaydı etlere daha hızlı ulaşıp, siparişi daha hızlı mı yetiştirirdi ya da gelen siparişlere göre gerekli malzemeleri getirecek bir kişi daha mı işe alınmalı gibi yöntemleri gözlemleyip, uyguladığınız görevdir.

Kısaca iş analizi planlama ve izleme iş analistlerinin ve paydaşların çabalarını organize ve koordine etmek için iş analistinin gerçekleştirdiği görevleri açıklar. Bir şeyleri yapmaya başlamadan önce durup, ben ne yapmalıyım diye düşünmeniz gereken yerdir. Tüm bilgi alanları arasında nasıl ilerleyeceksiniz. İş analizini nasıl, hangi sırayla, neye göre yapacaksınız. Bir işi yapmanın daha iyi bir yolu var mı daha iyi sonuçlar elde edebileceğim şekilde nasıl ilerleyebilirim diye sürekli düşünülmesi gerektiğini anlatır.

İş analizi yaptığınız süre boyunca sürekli olarak yapmanız gereken, tüm bilgi alanları üzerinde çalışırken yaptığınız her iş üzerinde bu işi daha iyi ve kolay yapmanın, projeyi daha iyi yapmanın bir yolu var mı diye düşünmeniz gerektiğini hatırlatır.